Sans pour autant être considérés comme de la menue dépense, les achats de faible valeur sont le plus souvent des achats unitaires réalisés de manière récurrente tels les fournitures de bureau, l’entretien des bâtiments publics… Le nombre de petites factures s’accroît et leur coût est économiquement élevé. En effet, au coût de la commande, s’ajoutent les coûts de vérification et de validation, les coûts de comptabilisation et de paiement ce qui donne in fine un coût réel plus important pour une dépense dont les enjeux sont assez faibles.
Le mécanisme de la carte d’achat public
Dans ce contexte, la carte d’achat public offre des atouts non négligeables, à savoir une réduction du coût des achats, la responsabilisation du porteur de la carte, une simplicité d’utilisation et des procédures administratives optimisées.
En terme de gestion, le fondement de la carte d’achat permet de déléguer le droit d’engagement à un agent public pour qu’il puisse commander directement. L’agent public autorisé à passer des commandes dispose alors de la carte d’achat avec son nom et son numéro. Le fournisseur «référencé» saisit sur un logiciel spécifique les informations transmises soit par fax, téléphone, internet voire sur place. Le système de la carte d’achat est alors calqué sur celui des cartes bancaires. Une demande d’autorisation est systématiquement déclenchée et donc un contrôle des droits et habilitations.
Une fois l’autorisation obtenue, la commande est